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Creación de citas

Adición de participantes o recursos al crear una cita

Puede invitar a otros usuarios o participantes externos a una cita.

Cómo añadir participantes o recursos en la ventana de edición de citas:

  1. En el campo que hay debajo de Participantes y recursos, introduzca: las direcciones de correo de los participantes, el nombre de un grupo, lista de distribución o recurso.

    • Al escribir se muestran sugerencias coincidentes. Para aceptar una sugerencia, pulse en ella. Para aceptar la primera sugerencia, pulse Intro.

    • Para seleccionar participantes o recursos de una libreta de direcciones, pulse el icono Seleccionar contactos de la parte derecha del campo de entrada.

    Si un participante no tiene que asistir necesariamente, pero debería ser informado sobre la cita, puede marcar a este participante como opcional. Para ello, pulse el icono Marcar como opcional que hay junto al participante.

  2. Dependiendo de la configuración, puede decidir que los participantes puedan editar la cita más adelante. Para ello, marque la casilla de verificación Los participantes pueden hacer cambios. Por favor, tenga en cuenta lo siguiente:

    • Esta opción no está disponible en citas de carpetas públicas.

    • Esas citas no se pueden ser modificadas por participantes externos.

    • La casilla de verificación solo está disponible para el organizador de la cita. Cada cambio se realiza en nombre del organizador.

    • Los participantes pueden agregar otros participantes pero no eliminarlos. Las participantes no pueden eliminarse de la cita a si mismos.

  3. Para eliminar participantes o recursos, pulse el icono Eliminar .

    De forma predeterminada, usted se inserta como organizador al crear la cita. Si crea la cita en un calendario público, puede eliminar el organizador de la cita. Para hacerlo, pulse en el icono Eliminar .

Resultado:

  • Todos los participantes recibirán una notificación en el área de notificación. En la sección Calendario de la configuración de notificaciones, los participantes pueden definir si también desean recibir una invitación a una cita por correo.

    Los participantes externos reciben una invitación a la cita por correo.

  • Si los participantes aceptan la cita, se añadirá a su calendario.

  • En la sección Calendario de la configuración de notificaciones, puede definir si se recibe una notificación por correo si un participante acepta o rechaza la cita.

    Si los participantes externos aceptan o rechazan la cita, recibirá un correo.

  • Dependiendo de la configuración, puede asignar un recurso gestionado a la cita. En este caso, el responsable de reservas recibe una solicitud de reserva para este recurso.

  • Tan pronto como el responsable de reservas acepte o rechace su solicitud de reserva del recurso, se le informará.

Consejo: Para encontrar citas libres de todos los participantes y recursos puede usar la vista de planificación.

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